Medewerker Documentaire Informatievoorziening (20 uur per week)

Functietypering

Wij zijn op zoek naar een medewerker documentaire informatievoorziening om ons team te versterken. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van zowel fysieke als digitale archieven en je speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de toegankelijkheid, nauwkeurigheid en naleving van voorschriften met betrekking tot archiefmateriaal. Je komt te werken in een dynamische omgeving en werkt nauw samen met verschillende afdelingen binnen de organisatie.

Als medewerker documentaire informatievoorziening ben je verantwoordelijk voor:

• Alle voorkomende werkzaamheden ten aanzien van het verzenden, ontvangen en verspreiden van de post, zowel intern als extern.
• Het uitvoeren van de Wet elektronische publicaties (WEP)
• Beheren en inrichten van het dynamisch, semi-statisch en statisch archief zowel met behulp van de traditionele als met digitale inventarisapplicaties en/of documentmanagementsystemen.
• Uitvoeren en bewaken van de naleving van de voorschriften van de bewaring van archiefmateriaal, zowel in fysieke als digitale vorm.
• Informeren en instrueren van gebruikers over de beschikbare documentaire informatie en begeleiden van gebruikers bij het doelmatig gebruik van zoek- en informatiesystemen.
• Ontwikkelen van de gebruikersfunctie van het archief door verdergaande automatisering en organisatie brede implementatie van het documentaire informatiesysteem voor zowel interne als externe gebruikers.
• Beheren en inrichten van een registratuur voor zowel papieren als gedigitaliseerde documenten.
• Verdelen van de inkomende post op basis van de interne taakverdeling en vastgestelde kaders en afspraken.

Wat vragen wij?

• Je hebt MBO-niveau en het is een pré als je beschikt over minimaal SOD I.
• Je beschikt over ervaring met het werken met zaaksystemen en applicaties.

Welke vaardigheden heb je nodig om de functie uit te oefenen?

• Goede communicatieve eigenschappen, zowel mondeling als schriftelijk, om effectief te kunnen samenwerken met interne en externe belanghebbenden.
• Sterk analytisch vermogen om complexe archiveringsstructuren te begrijpen en te optimaliseren.
• Organisatorisch inzicht om archiefprocessen efficiënt te beheren en te stroomlijnen.
• Dienstverlenende instelling met oog voor de behoeften van gebruikers en belanghebbenden.
• Sterke affiniteit met automatisering, inclusief ervaring met archief gerelateerde software en digitale informatiesystemen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie met de ruimte om jezelf te ontwikkelen.
• Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en kan variëren tussen € 2.184,--  tot maximaal € 3.323,-- (schaal 6) van de cao Gemeenten, bruto per maand bij een werkweek van 36 uur.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband, bij goed en volledig functioneren.
• Daarnaast hebben wij aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel keuzebudget (boven op je salaris) van 17,05% van het brutosalaris, een premievrije arbeidsongeschiktheidsverzekering en een verhuiskostenregeling.

De organisatie

De gemeente Vlieland heeft ruim 35 medewerkers. De medewerkers zijn allemaal generalist binnen hun eigen vakgebied. Werken in een kleine organisatie betekent dat er van je gevraagd wordt dat je breed inzetbaar bent en binnen het team werkt aan onderlinge vervangbaarheid.

We werken samen, zowel onderling als ook met de andere Waddeneilanden en Friese gemeenten aan de vaste wal. Zo lukt het om toch een groot aantal basisvoorzieningen op het eiland te realiseren en in stand te houden (nieuwe school, een zorgcentrum, sportcentrum, glasvezel internet, aardgasvrije wijken).