Medewerker bestuurssecretariaat
Een Waddeneiland met een bevolking van 1200 mensen dat elk jaar de vakantiebestemming is van bijna 250.000 toeristen. Een kleine maar zelfstandige gemeente met een eigen bestuur en ambtelijk apparaat. Een kleine organisatie die voor grote uitdagingen staat om de voorzieningen die nodig zijn voor de leefbaarheid van het eiland in stand te houden. En om dit ook nog zo duurzaam mogelijk te doen. Een werkomgeving met een informele sfeer en korte lijnen, met heel betrokken en zelfstandige medewerkers die elk heel diverse takenpakketten hebben.
Ben jij op zoek naar een uitdagende functie waarin je een belangrijke rol speelt in de ondersteuning van gemeentelijke processen? Dan is dit misschien wel jouw ideale baan!
Door het vertrek van onze zittende medewerker zijn wij op zoek naar een:
Medewerker bestuurssecretariaat
voor 24 uur per week (met eventueel aanvulling van 4 uur als medewerker burgerzaken)
Functietypering medewerker Bestuurssecretariaat:
Als Medewerker Bestuurssecretariaat bied je administratieve en secretariële ondersteuning aan de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en teamleiders. Je zorgt voor een efficiënte organisatie van hun dagelijkse werkzaamheden, inclusief agendabeheer, het maken van afspraken en het bewaken van de stukkenstroom.
Wat zijn de werkzaamheden?
- Secretariële ondersteuning: beheren van agenda's, plannen van afspraken en bewaken van tijdige en correcte stukkenstroom voor diverse overlegverbanden.
- Documentenbeheer: verwerken, controleren, verzenden en doorgeleiden van brieven en adviezen, en ondersteunen van extern ingehuurde medewerkers.
- Collegestukken: logistieke afhandeling, inclusief agendering van B&W-vergaderingen, bewaken van de aanlevering van stukken bij collegeleden, uitwerken en verspreiden van besluitenlijsten, en bijwerken van actie- en aandachtspuntenlijsten.
- Ondersteuning burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris: agendabeheer en organisatie van overleggen en bijeenkomsten, evenals ondersteuning bij uitgaande correspondentie.
- Uitnodigingen en verslaglegging: behandelen van binnengekomen uitnodigingen voor het college en indien nodig, verslaglegging van bijeenkomsten en besprekingen.
- Het organiseren van bijeenkomsten inclusief agendabeheer en regelen van eventuele overnachtingen.
- Overige werkzaamheden: uitvoeren van aanvullende taken die in het belang van de organisatie zijn.
Wat verwachten wij
- Minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
- Je bent zelfstandig, proactief en hebt een dienstverlenende instelling.
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Aantoonbare ervaring met kantoorautomatisering.
- Ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt.
- Je bent flexibel en kunt goed samenwerken in een team.
Welke vaardigheden en competenties heb je nodig
- Nauwkeurigheid: je werkt met precisie om fouten te voorkomen.
- Plannen en organiseren: je kunt je werk goed structureren.
- Integriteit en discretie: je behandelt vertrouwelijke informatie zorgvuldig en discreet.
- Stressbestendigheid: je blijft kalm in drukke situaties.
Wat bieden wij
- Een boeiende en afwisselende functie in een dynamische werkomgeving.
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband, bij goed en volledig functioneren. We investeren graag in onze medewerkers en stimuleren persoonlijke groei en ontwikkeling.
- De kans om naast 24 uur per week medewerker bestuurssecretariaat ook gemiddeld 4 uur per week te werken als Medewerker Burgerzaken.
- De kans om bij te dragen aan effectief lopende processen binnen de organisatie.
- Een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket:
- De functie is gesalarieerd in schaal 7, afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 2.404,- in de aanloopschaal en maximaal € 3.784,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur
- Daarnaast hebben wij aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuze Budget (bovenop je salaris) van 17,05% van het brutosalaris en een premievrije arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Bijzonderheden
- Het is van belang dat je affiniteit hebt met het eilandleven.
- Voor deze functie is het belangrijk dat je met grote regelmaat aanwezig bent op kantoor om je werkzaamheden af te stemmen. Wel is er in overleg de mogelijkheid om incidenteel thuis te werken.
- Wil je meer weten over de functie Medewerker Burgerzaken dan kun je een mail sturen naar personeelszakenvlieland@vlieland.nl.
Belangstelling?
Als je geïnteresseerd bent in deze vacature, neem dan contact op met Jessica Jonker, teamleider uitvoering en ondersteuning, op telefoonnummer 06-11747814 voor meer informatie. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met HR-adviseur Hennie Papa, op telefoonnummer 06-50050299.
Is dit misschien wel jouw toekomstige functie, mail je sollicitatiebrief en CV vóór 21 augustus 2024 naar personeelszakenvlieland@vlieland.nl. De datum van de sollicitatiegesprekken worden op een later moment bekend gemaakt.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.